מדריך לסדרי נוכחות לעובדים המינהליים

מדריך לסדרי נוכחות לעובדים המנהליים

הרשום להלן מתייחס לעובדים מנהליים במינוי או בחוזה שהסכם העבודה חל עליהם. עובדים המועסקים באמצעות חוזה אישי יפעלו על פי המפורט בהסכם העסקתם.

האמור להלן מעודכן לתאריך 13.3.2024   אולם ט.ל.ח ואין בו בכדי לחייב את האוניברסיטה במקרה של טעות. אם ניתן לפרש את האמור במספר אופנים - יקבע נהוג והמקובל באוניברסיטה.

ההסברים שלהלן מתייחסים לגברים ולנשים כאחד, ומטעמי נוחות בלבד נכתבו בלשון זכר.

ימי עבודה ומכסת שעות:

מכסת שעות העבודה לעובדים במשרה מלאה היא 40 שעות  על בסיס 5 ימי עבודה בשבוע (א-ה).
שעות העבודה במשרה מלאה הן מהשעה 08.00 עד 16.00. עובד במשרה חלקית יעבוד באופן יחסי להיקף משרתו.
להלן מכסת השעות השבועיות לעובדים במשרות חלקיות:

90% משרה- 36 שעות

80% משרה- 32 שעות

70% משרה- 28 שעות

60% משרה- 24 שעות

50% משרה- 20 שעות

 

הנחיות - להסדרי נוכחות:

     העובד נדרש בתאום עם הממונה להתחיל את יום עבודתו בין השעות 7:30-8:30 ולסיימו בהתאם.

• כל עובד חדש מחויב למלא טופס בקשה להסדר שעות עבודה בהתאם לאישור הממונה ולהגישו  למדור נוכחות במשאבי אנוש.
• עובד שהסדר שעות העבודה שלו שונה מהמקובל מחויב בהגשת בקשה  מנומקת על ידי הממונה על גבי טופס בקשה להסדר שעות עבודה וקבלת אישור מראש ממשאבי אנוש.
• מספר שעות העבודה המינימלי ביום לצורך חישובם כחלק מיום עבודה הוא שעתיים.
• העובד נדרש להשלים במהלך שבוע עבודה את מלוא מכסת שעות העבודה - ולהקפיד על זמני העבודה בהתאם לימים והשעות שאושרו לו.
• חוסר של שעות במכסת השעות החודשית יומרו לימי חופשה וינוכו מיתרת ימי החופשה.
• אי החתמת כרטיס הנוכחות בתדירות גבוהה בכניסה או ביציאה לעבודה, מהווה הפרה משמעתית.
• מכסת שעות העבודה היומית אינה כוללת הפסקות.

אוכלוסיית הזכאים לקיצור יום עבודה:

אם לתינוק עד גיל שנה
עובדת לאחר לידה (עד שנה מיום הלידה), זכאית לקיצור של שעה אחת בכל יום עבודה.
האמור לעיל חל על עובדת המועסקת בהיקף של לא פחות מ-80% משרה ולפחות 6 שעות עבודה ביום.
 

להלן פירוט מספר שעות העבודה היומיות והשבועיות בהתאם לאחוז המשרה:

שעת הורות

קיימת הזכות לעובד במשרה מלאה להיעדר שעה אחת ביום בארבעת החודשים שלאחר חופשת הלידה. מימוש הזכות מותנה בכך שבת הזוג עובדת במשרה מלאה ואינה משתמשת בזכות לשעת היעדרות במקום עבודתה. העובד יהיה רשאי בהסכמת בת הזוג לממש את הזכות במלואה או לסירוגין בכפוף למסירת הצהרה והודעה מראש למעסיקים.

על העובד להעביר הצהרה על מימוש הזכות לשעת הורות.

אם או אב (אלמן/ גרוש) שהילדים בחזקתה/ו
אם או אב (אלמן/ גרוש) שהילדים בחזקתה/ו, המועסקים במשרה מלאה או ב-90% משרה, זכאים לקיצור יום העבודה בחצי שעה במקרים הבאים:
הורה לילד אחד עד גיל 8 או לשני ילדים אשר גילם למטה מ-12 שנים, ונמצאים בחזקתו.
בגרו הילדים מהגיל שצוין לעיל, יבוטל קיצור שעות העבודה.

להלן פירוט מספר שעות העבודה היומיות והשבועיות בהתאם לאחוז המשרה:

קיצור שעות עבודה בהתאם לגיל (עובד בן 55 ועובדת בת 50)
עובד בן 55 שנה ומעלה ועובדת בת 50 שנה ומעלה המועסקים במשרה מלאה בלבד, אשר עבדו באוניברסיטה 5 שנים לפחות במשרה מלאה בסמוך לגיל המזכה, זכאים לקיצור של שעה אחת בכל יום עבודה.

לתשומת לב: עובד לא יהיה זכאי לכפל זכאויות של קיצור שעות עבודה.

זכות לקיצור שעות העבודה בעת שרות מילואים של בן-זוג

עובד/ת יהיו רשאים להיעדר מהעבודה שעה אחת ביום, בתקופה שבן/בת  זוגם משרת בשרות מילואים, החל מהיום הראשון לשירות מילואים.
הזכאות הנה בהתקיים התנאים המפורטים להלן:

• תקופת המילואים של בן/בת הזוג לא תפחת מחמישה ימים רצופים.
• לעובד/ת ילד שטרם מלאו לו 13 שנים הנמצאים עמם.
• העובד/ת מועסק/ת במשרה מלאה.
• העובד/ת תיידע את הממונה על מימוש זכות/ו ותעביר למדור נוכחות  אישור המעיד על שירות המילואים של בן-זוגה.   

לתשומת לב:
לא תהיה זכאות לכפל זכויות של קיצור שעות עבודה.
אם העובד/ת זכאים להיעדר מהעבודה פחות משעה אחת ביום, יהיו זכאים להיעדר מעבודתם ביתרת הזמן, עד שעה ביום לכל היותר.

חופשה שנתית

• עובד מנהלי זכאי למכסה שנתית של 24 ימי חופשה (מתוכם 2 ימי בחירה שהוסבו לחופשה).
• העובד מזוכה ב- 2 ימי חופשה בכל חודש עבודה מלא.
• יתרת ימי החופשה שהעובד צבר מופיעה מידי חודש בתלוש המשכורת.
• ניתן לממש את ימי החופשה שנצברו רק בתום שלושה חודשי עבודה רצופים מיום התחלת העבודה באוניברסיטה.
• עובד רשאי לצבור מקסימום של 65 ימי חופשה.
• עובד אשר יתרת חופשתו במהלך השנה הינה למעלה מ-65 ימים יוכל לנצלם בתיאום עם הממונים עד סוף חודש דצמבר באותה שנה.
• מידי שנה במשכורת חודש ינואר יתבצע קיזוז ימי חופשה מעל 65 יום לכל העובדים.
• עובד אשר צבר יתרת ימי חופשה שלילית, ינוכו ימי החופשה ממשכורתו.
• לעובד בהעסקה מנהלית מעל שנתיים ברצף, ניתנת האפשרות לצבור יתרה שלילית עד 7 ימי חופשה.
• יתרה שלילית מעל 7 ימים, תחייב ניכוי כל ימי החופשה ממשכורתו.

לתשומת לב: אין פדיון ימי חופשה במהלך העבודה. הפדיון מתבצע בסיום העבודה של העובד או בפרישתו לגמלאות.  

סדרי עבודה בחגים ובמועדים:

ערב ראש השנה - יום שבתון
ערב יום הכיפורים - יום שבתון
ערב סוכות - יום שבתון
חול המועד סוכות - בכל יום מימי חוה"מ החלים בימים א'-ה' ינוכה חצי יום חופשה.
הושענא רבא - יום שבתון
שמיני עצרת ושמחת תורה - יום שבתון
ערב חנוכה וימי חנוכה - עובדים במשרה מלאה בלבד, יעבדו שעה אחת פחות מיום עבודה רגיל ולא פחות מ-6 שעות עבודה.
פורים - יום שבתון
ערב פסח - יום שבתון
חול המועד פסח - בכל יום מימי חוה"מ החלים בימים א'-ה' ינוכה חצי יום חופשה.
ערב חג שני של פסח - בתמורה ליום זה ינוכה 0.25 יום חופשה.
יום הזיכרון - ערב יום העצמאות - בתמורה ליום זה ינוכה 0.18 יום חופשה.
ערב חג השבועות - בתמורה ליום זה ינוכה 0.18 יום חופשה.
תשעה באב - יום שבתון

מועדים נוספים:

יום הזיכרון - עובדים ממשפחות שכולות
עובד שקרוב משפחתו (הורה, הורי הורים, בן/בת, בן/בת זוג, אח/אחות) נפל במערכות ישראל או בפעולות האיבה והטרור, היעדרותו ביום הזיכרון תחשב כיום שבתון.

יום הזיכרון האישי
יום האזכרה האישי של קרוב משפחה שכולה (הורים, הורי הורים, בן/בת, בן/בת זוג, אח/אחות) הוא יום היעדרות בתשלום.
העובד מתבקש לדווח במערכת הנוכחות חילנט.

ימי צום
עובדים אשר צמים ומועסקים במשרה מלאה בלבד, ניתנת להם אפשרות לעבוד 3 שעות פחות מיום עבודה רגיל, ולא פחות מ-5 שעות עבודה.
ימי הצום הם: צום גדליה, י' בטבת, תענית אסתר, י"ז בתמוז.
עובד אשר צם יצהיר במערכת הנוכחות חילנט.

חופשות מיוחדות:

חופשה מיוחדת הינה חופשה שאינה מנוכה מיתרת ימי החופשה השנתית של העובד.
להלן פירוט סוגי חופשה מיוחדת:

נישואין - עובד הבא בברית נישואין זכאי לחופשה מיוחדת בת שבעה ימי עבודה. העובד ידווח  במערכת הנוכחות חילנט ויצרף אסמכתא.

ימי אבל - עובד שנעדר מן העבודה בשל קיום חובת אבלות על פי דת או מנהג, זכאי לתשלום שכר עבודתו על תקופת היעדרותו ולא יותר משבעה ימים קלנדרים.
העובד מתבקש לעדכן במערכת הנוכחות חילנט.

חופשה לעובד לאחר יום הלידה של בת הזוג- הולדת בן/בת 

עובד שנולד לו בן/בת רשאי להיעדר מעבודתו עד 5 ימים מהיום שלאחר יום הלידה של בת זוגו על פי החלוקה הבאה: 

*יומיים על חשבון האוניברסיטה.

*יום חופש נוסף על חשבון ימי החופשה העומדים לזכותו (במידה ואין לזכותו ימי חופשה, ההיעדרות תהיה כדין חופשה ללא תשלום).

* שני הימים הנותרים ינוכו מימי המחלה העומדים לזכותו.

העובד מתבקש לדווח על היעדרותו ע"ג טופס דיווח על היעדרות לאחר הלידה של בת זוגו ולדווח במערכת הנוכחות חילנט. 

ימי מחלה

עובד מנהלי זכאי למכסה שנתית של 30 ימי מחלה.
העובד מזוכה ב - 2.5 ימי מחלה בכל חודש עבודה מלא.
יתרת ימי המחלה מצטברת משנה לשנה במהלך כל שנות העבודה.
בעת הפרישה לגמלאות העובד יהיה זכאי לפיצוי חלקי על פי המקובל על ימי המחלה שנצברו לזכותו ולא נוצלו.

אישורי מחלה
עובד מנהלי רשאי להיעדר מעבודתו עקב מחלה על חשבון ימי המחלה העומדים לזכותו.
לעובד הנעדר מפאת מחלה מיום ראשון עד יום חמישי, ינוכו 6 ימי מחלה (כולל יום שישי). לעובד הנעדר מפאת מחלה מיום חמישי עד ראשון ינוכו 3 ימי מחלה (כולל יום שישי).
עובד הנעדר מעבודתו עקב מחלה יעדכן במערכת הנוכחות בחילנט ויצרף אישור רפואי חתום ע"י רופא.

אישורי מחלה שיוגשו באיחור לא יאושרו, למעט מקרים מיוחדים בלבד בהם יטופלו אישורי מחלה לתקופה רטרואקטיבית שאינה עולה על 3 חודשים.

טיפולי שיניים
בהתאם לחוק דמי מחלה טיפול שיניים שאינו דחוף ושלא נבע ממצב חירום לא יוכר כהיעדרות בגין מחלה.

הצהרה על היעדרות ללא אישור רפואי 
עובד מנהלי רשאי להיעדר מעבודתו 4 ימים בשנה ללא הצגת אישור רפואי (אך לא יותר מיומיים בחודש).    זכות זו אינה נצברת וניתן לנצלה החל מה-1 בחודש ינואר ועד ה-31 בדצמבר בכל שנה.
ימי היעדרות על בסיס הצהרה ינוכו מיתרת ימי המחלה העומדת לזכות העובד.
עובד מנהלי הנעדר מעבודתו עקב מחלה ללא אישור רפואי נדרש להצהיר במערכת הנוכחות חילנט.

מחלת ילד
הורה לילד עד גיל 16 זכאי להיעדר מהעבודה בגין מחלת ילד עד 8 ימי מחלה בשנה על חשבון ימי המחלה העומדים לזכותו.
הורה יחיד כהגדרתו בחוק משפחות חד - הוריות לילד עד גיל 16 זכאי להיעדר מהעבודה בגין מחלת ילד עד 16 ימים בשנה. ימים אלה ינוכו מיתרת ימי המחלה העומדים לזכותו.

הורה שנעדר מהעבודה בגין מחלת ילד יעדכן במערכת הנוכחות חילנט ויצרף אישור רפואי חתום ע"י רופא. (לפי החוק בן/בת הזוג לא יעדר מהעבודה ביום/ימים אלה מכוח זכאותו/ה להיעדר בגין מחלת ילד).

מחלת בן/בת זוג
עובד הנאלץ להעדר מעבודתו בשל מחלת בן/בת זוג, רשאי לנצל עד 6 ימי מחלה בשנה על חשבון ימי המחלה העומדים לזכותו וזאת כאשר בן/בת הזוג תלויים לחלוטין בעזרת הזולת לביצוע פעולות היום-יום.
העובד יעדכן במערכת הנוכחות חילנט ויעביר אישור רפואי ע"ש בבן/בת הזוג.

מחלת הורה/הורה של בן/בת הזוג
עובד הנאלץ להיעדר מעבודתו בשל מחלת הורה/הורה של בן/בת הזוג, רשאי לנצל עד 6 ימי מחלה בשנה על חשבון ימי המחלה העומדים לזכותו וזאת כאשר הנ"ל תלוי לחלוטין בעזרת הזולת לביצוע פעולות היום-יום.
העובד יעדכן במערכת הנוכחות חילנט ויעביר אישור רפואי ע"ש ההורה.

מחלה מיוחדת
עובד הנאלץ להיעדר מעבודתו בשל מחלה ממארת או קשה חו"ח של קרוב משפחתו (הורה/בן זוג/ילד), יפנה ליחידת הרווחה. קישור לפרטי יחידת הרווחה

טיפול בילדים עם צרכים מיוחדים 
עובד הנאלץ להיעדר מעבודתו בשל טיפול בילד עם צרכים מיוחדים, יפנה ליחידת הרווחה. קישור לפרטי יחידת הרווחה

בדיקת מעקב לצורך היריון
עובדת רשאית להיעדר מעבודתה, לשם פיקוח רפואי במשך חודשי ההיריון ובדיקות רפואיות שגרתיות הקשורות בהיריון.
עובדת במשרה מלאה תהיה זכאית להעדר עד 40 שעות לשם בדיקות במשך חודשי הריונה,
עובדת במשרה חלקית לפי החלק היחסי מ-40 שעות בהתאם לחלקיות משרתה.
העובדת תעדכן במערכת הנוכחות חילנט על היעדרות בגין בדיקות בתקופת ההיריון בצירוף אישור רפואי.

אישור עבודה בשעות נוספות

אישור לעבוד שעות נוספות ניתן רק במקרים של צורך מיוחד ו/או לשם מילוי משימה חולפת שלא ניתן לבצעה במסגרת שעות העבודה הרגילות הנהוגות באוניברסיטה.
עובד יהיה רשאי לעבוד שעות נוספות בהתאם למכסת השעות שהוקצתה לו ולמסגרת התקציב המאושר לכך. התשלום יתבצע על פי השעות שעבד מעבר למכסת השעות החודשית הנדרשת מהיקף משרתו.
על פי חוק שעות עבודה ומנוחה מותר להעסיק עובד עד 12 שעות ביום ולא יותר מ-60 שעות נוספות בחודש.
תמורה עבור עבודה בשעות נוספות תינתן רק לאחר הגשת בקשה ע"ג טופס בקשה להעסקה בשעות נוספות לעובד/ת ע"י הממונים ואישורה ע"י משאבי אנוש.

עבודה בימי שישי

במקרים חריגים בהם יידרש עובד לעבוד ביום שישי, על פי צרכי העבודה ובאישור משאבי אנוש (יעבוד 4 שעות במשרה מלאה), בתמורה ייצא ליום חופשה באותו החודש. במקרים מיוחדים בהם לא מתאפשר לעובד לצאת ליום חופשה בתמורה כאמור לעיל, יקבל העובד תשלום שעות נוספות בכפוף לתקציב העומד לרשות המחלקה, לפי תעריף של 125% בעבור השעתיים הראשונות ו-150% החל מהשעה השלישית ואילך.
תמורה עבור עבודה בימי שישי תינתן רק לאחר הגשת בקשה ע"ג טופס בקשה להעסקה בשעות נוספות לעובד/ת ע"י הממונים ואישורה ע"י משאבי אנוש.