קליטת עובד מחקר לפי שעות

1.כללי

נוהל זה מגדיר את שלבי הקליטה, תנאי ההעסקה והנהלים החלים על העסקת עובד/ת מחקר לפי שעות באוניברסיטת בר-אילן.
אין להתחיל עבודה טרם קבלת אישור רשמי ממדור כ״א מחקר – אגף משאבי אנוש.

2. הגשת בקשת העסקה

מנהל/ת מחקר המבקש/ת להעסיק עובד/ת מחקר לפי שעות נדרש/ת להגיש טופס בקשה להעסקה לפחות 30 יום מראש ממועד תחילת ההעסקה בפועל.

2.1 מילוי הטופס

  • הטופס ימולא במלואו, כולל הסעיפים המיועדים לממונה.
  • יש לוודא קיום יתרת תקציב מספקת להעסקה.

2.2 מסמכים נלווים (חובה)

  • טופס בקשה להעסקה לפי שעות
  • צילום תעודת זהות כולל ספח
  • צילום תעודות השכלה (ככל שיש)

3.  אישור תקציבי

את כלל המסמכים יש להעביר לאישור תקציבי בהתאם לסוג התקציב:

  • רשות המחקר – גב’ ליאת צוקר | liat.zuker@biu.ac.il
  • גזברות – לרפרנט/ית הרלוונטי/ת של המחלקה

לאחר קבלת האישור התקציבי, הבקשה מועברת להמשך טיפול במדור כ״א .

4.  אישור העסקה ותחילת עבודה

  • רק לאחר אישור כ״א מחקר יישלח לעובד/ת כתב מינוי ונהלי עבודה.
  • חל איסור מוחלט להתחיל עבודה לפני קבלת אישור ממשאבי אנוש.

לאחר אישור ההעסקה, העובד/ת יקבל/תקבל הודעת SMS ממערכת BARILAN, ובה הנחיות לביצוע הפעולות הבאות:

5.1 מערכת חילנט 

  • מילוי פרטי חשבון בנק
  • מילוי טופס 101 מקוון- צירוף תיאום מס אם צריך

5.2 פורטל "בר אילן שלי"

במקרה של תקלה – יש לפנות ליועץ/ת המחשוב המחלקתי/ת.

 5.3 דיווחי נוכחות

  • הדיווח מתבצע באמצעות מערכת חילנט/ חילן טיים (אפליקציה לנייד )
  • מערכת  חילנט זמינה דרך “המערכות שלי” בפורטל

6 . מגבלות העסקה

  • מכסת השעות החודשית המרבית היא כפי שנקבעה בכתב המינוי בלבד
  • אין לקבוע מכסה העולה על 140 שעות חודשיות

7 . העסקת קרובי משפחה

במקרה של קרובי משפחה המועסקים באוניברסיטה –
יש לוודא עמידה מלאה בנוהל העסקת קרובים טרם תחילת ההעסקה.

8. הארכת מינוי 

הארכת העסקה תתבצע באמצעות טופס בקשה להארכה, שיימולא ויישלח ע״י  מנהל/ת המחקר או העובד/ת

הטופס יישלח לאישור תקציבי של רשות המחקר/גזברות לפחות 30 יום מראש.

9 . סיום העסקה והודעה מוקדמת בהתאם לחוק:

  • שנת עבודה ראשונה – יום אחד לכל חודש עבודה
  • שנה שנייה – 14 ימים + יום לכל שני חודשי עבודה
  • שנה שלישית – 21 ימים + יום לכל שני חודשי עבודה
  • לאחר שלוש שנים – חודש ימים

מניין ימי ההודעה המוקדמת יחל ביום שלאחר מסירת הודעת הפיטורים/התפטרות.

עובד ומעסיק רשאים להסכים על תקופת הודעה מוקדמת ארוכה מזו הקבועה בחוק.

10. הבהרה חשובה

האחריות לעמידה בלוחות הזמנים, בהשלמת המסמכים ובאישור התקציבי חלה על מנהל/ת המחקר.
כל חריגה מהנוהל עלולה לעכב או למנוע את תחילת ההעסקה.

11 . עובדים חד פעמיים - עד חודש עבודה

עובד חד־פעמי, שהועסק לתקופה של עד 30 יום, נדרש להעביר מיד עם סיום העסקתו את המסמכים הבאים לצורך בדיקה ואישור תקציבי של הגזברות/רשות המחקר.

  1. דוח שעות מלא וחתום
  2. טופס פרטי חשבון בנק
  3. טופס 101 מלא וחתום

יובהר כי העברת המסמכים במועד היא תנאי להמשך הטיפול בתשלום שכרו של העובד.